Veranstaltungsplanung mit Checkliste

Tipps zur Vorbereitung

Veranstaltungsplanung

Übersicht Veranstaltungsplanung

  1. Veranstaltungen erfolgreich planen
  2. Organisation der Veranstaltung
  3. Checkliste – Helfer für den richtigen Überblick
  4. Letzter prüfender Blick auf das Event
  5. Nachbereitung der Veranstaltung

Veranstaltungen erfolgreich planen

"Veranstaltungen zu besuchen ist nicht schwer, sie zu planen umso mehr." Vor diesem Problem stehen die meisten wenn es um eine erfolgreiche Veranstaltungsplanung geht. Wie? Was? Wann? und vor allem Wo? werden dann zu den wichtigsten Fragen. Häufig verliert man dabei den Überblick über die wesentlichen Themen, die zum Erfolg der Veranstaltung führen. Nachfolgend finden Sie hilfreiche Tipps rund um das Thema Veranstaltungsplanung.

Ein strukturiertes Vorgehen ist bei der Veranstaltungsplanung unerlässlich. Dabei sollten bereits im Vorfeld des Ereignisses bestimmte Rahmenpunkte geklärt werden. Um was für eine Veranstaltung handelt es sich? Dabei reicht die Bandbreite von Workshop, Tagung, Kongress, Seminar, Präsentation bis hin zur Vortragsveranstaltung und Pressekonferenz. Was ist die Zielsetzung? Wer ist die Zielgruppe? Wie hoch ist das Budget für dieses Event? Hier empfiehlt sich die Erstellung eines Veranstaltungskonzepts. Zusätzlich sollte die Frage der Zuständigkeit abgeklärt werden. Wer ist Organisator und Ansprechpartner für die Veranstaltung? Wie viel Personal wird benötigt?

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Organisation der Veranstaltung

Wenn diese Punkte geklärt sind, geht es an die eigentliche Organisation. Dabei stehen die Fragen nach den passenden Räumlichkeiten, der Verpflegung und dem Ablauf der Veranstaltung im Vordergrund. Wie groß sollen die Räumlichkeiten sein?

Achten sie auf ein angemessenes Verhältnis von Raum zu geladenen Gästen. 20 Leute in einem großen Saal ist genauso ungünstig wie 500 Person in einem kleinen Tagungszimmer und trägt somit zu keiner guten Atmosphäre bei. Einladungen mit Antwortschreiben können helfen die Teilnehmeranzahl im Blick zu behalten. Ein weiterer Punkt ist die Ausstattung der Räumlichkeiten. Gibt es genügend Sitzmöglichkeiten und Tische oder werden freie Flächen für Übungen benötigt? Neben der Frage welche Bestuhlung gewünscht ist, sollte man auch die technische Ausstattung prüfen. Verfügen die Veranstaltungsräumlichkeiten über Internet, Beamer, Moderatorenwagen, Leinwand oder Fernseher? Wenn nicht können diese gegebenenfalls für den Tag des Events gemietet werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Verpflegung. Dauert die Veranstaltung länger, sollten den Teilnehmern Getränke und Speisen angeboten werden. Aber auch bei kürzeren Events freuen sich die Besucher über Erfrischungen und Snacks. Wenn diese Punkte geklärt sind, sollte auch ein Blick auf den Ablauf der Veranstaltung geworfen werden. Müssen Redner, Referenten oder Coaches gebucht und untergebracht werden? Benötigt man Informationsmappen, Namens- und Tischschilder für alle Teilnehmer oder bestimmte Produkte als Anschauungsmaterial? Rechtzeitiges Einplanen dieser Punkte helfen, unnötige Hektik vor der eigentlichen Veranstaltung zu vermeiden. Empfohlen wird auch die Erstellung eines Ablaufplans. Dieser trägt zum Erfolg einer Veranstaltung bei.

Checkliste zur Veranstaltungsplanung

Um den Überblick nicht zu verlieren und nichts zu vergessen, empfiehlt es sich mit einer Checkliste zu arbeiten. Alle Punkte während der Veranstaltungsplanung sind aufgelistet, können bequem abgehakt werden und Helfen, die Übersicht zu behalten.

Letzter prüfender Blick auf das Event

In der Woche vor der Veranstaltung sollte die Anzahl der angemeldeten Gäste an das Tagungshotel und das Catering weiter gegeben werden. Des Weiteren sollten Sie, bei einer Einsatzbesprechung, dem firmeneigenen oder externen Personal klare Anweisungen geben und eventuelle Fragen zum Einsatz klären. Eine Kontrolle der Räumlichkeiten am Tag vor der Veranstaltung wird empfohlen. So kann auf eventuell auftretende Probleme noch rechtzeitig reagiert werden.

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Haben Sie sich auch Gedanken zum Rahmenprogramm Ihrer Tagung oder Ihres Semianrs gemacht? Vorschläge für die Abend- und Freizeitgestaltung für Einzelpersonen und Gruppen, haben wir unter Rahmenprogramm Tagung für Sie zusammengestellt.

Hier finden Sie Informationen rund um das Thema "Was ist ein Workshop?".

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